¿Quebrándose la cabeza por establecer una buena política de viajes para su empresa?

Politicas de Viajes Corporativas

Conozca estos 3 ejemplos que lo pueden inspirar a crear su propia política.

Aunque es fundamental que la política sea lo más completa posible, anticipando escenarios pertinentes a la realidad de la empresa, no siempre es posible que sea muy específica y regulada; una vez que conforme el área de actuación de la empresa es simplemente imposible mantener la antelación de compra de pasajes en todos los momentos, por ejemplo:

Una empresa mediática que debe cubrir un accidente que “acaba de ocurrir” necesitará enviar reporteros con urgencia hasta el lugar del accidente y no habrá posibilidad de esperar los habituales 10 días exigidos por las aerolíneas.

De la misma forma, la urgencia de una empresa de producción por reparar una maquinaria quebrada no podría aguardar ese mismo plazo bajo el riesgo de comprometer toda la cadena productiva y perder recursos.

La política debería ser, por tanto, mucho más flexible para estas empresas que para aquellas que podrían trabajar con la previsibilidad y la anticipación de sus viajes corporativos.

Por eso, entender la realidad de los viajes corporativos y mirar ejemplos de buenas políticas que sirvan para su empresa, haciendo benchmarking, son caminos positivos para gestionar muy bien los viajes y establecer una buena y eficiente política de viajes. Si usted no tiene la mínima idea de cómo empezar a hacer esto, enumeramos a continuación tres excelentes ejemplos más detallados.Incluso en este texto resumido, son una herramienta muy útil para que haga benchmarking, y se inspire en crear su propia política. ¡Compruébelo!

 

Ejemplo 1: Política con poco detalle

Gestion Viajes Argo SolutionsNuestro primer ejemplo es una política de viajes bastante objetiva, donde las mismas reglas sirven para consultores, promotores, analistas, supervisores, coordinadores, gerentes y directores. Los viajes se separan en “al trabajo”, “para entrenamiento o estudio” o “de representación”; cortos, si son inferiores a 15 días, y largos, cuando exceden ese periodo. La empresa sugiere que los días 25 de cada mes, el usuario deberá entrar al self-booking y programar los vuelos del día 1º al 30º del mes subsiguiente, para así conseguir una cotización anticipada de los vuelos, aunado a que todos los pasajes serán emitidos en la categoría de clase económica.

La empresa prevé un reembolso total por el uso del transporte, pero solicita un uso prudente de los taxis. Se prevé el reembolso de la cena y establece la tarifa diaria autorizada. Autoriza el uso moderado de lavandería para viajes de más de 3 días; además, detalla sus definiciones para los pasajes aéreos no utilizados.

Esta es una base interesante para que las empresas puedan inspirarse en políticas más abiertas, y que no tengan muchas diferencias en las reglas según los diferentes cargos de los trabajadores  de la empresa.

 

Ejemplo 2: Política con detalle medio

La política adoptada por la segunda empresa de nuestro ejemplo tiene un detallado medio, y sus objetivos son servir como base para los empleados, distinguiendo elementos reembolsables y no reembolsables, así como reforzar el papel del empleado a la hora de controlar y hacer costos de sus viajes, promoviendo reservas con anticipación y aprovechando descuentos y convenios.

La empresa refuerza el analizar sobre la necesidad real del viaje y su posibilidad de sustitución por alternativas de comunicación con uso de tecnología, como conferencias, o incluso llamadas telefónicas.

La empresa presenta un alcance, definiciones y consideraciones generales, además de normas para el uso de tarjetas corporativas (opción que debe ser utilizada siempre que sea posible), y establece sobre los viajes aéreos, entre otros aspectos, la clase económica como estándar para los viajes internacionales, exceptuando el caso de que no exista un cargo para la empresa, o cuando sea aprobada por el Presidente.

Este segundo ejemplo aún presenta una política con directrices para el alquiler de vehículos, alojamiento y consejos para la obtención de tarifas reducidas, como forma de optimizar costos de los viajes aéreos.

La empresa enlista catorce elementos no reembolsables, como el costo con conexión privada; y artículos reembolsables, como aquellos gastos de avión, tren, autobús, taxi y kilometraje. Si se utiliza vehículo propio, serán reembolsados los estacionamientos y peajes, y si se utiliza el vehículo de la empresa, será reembolsado el combustible.

Las empresas que no necesiten mucho detalle, pero necesiten definiciones razonables, pueden inspirarse muy bien en esta segunda política corporativa, pues, aunque es concisa, tiene elementos objetivos, pero un poco más profundos que el ejemplo anterior. Funciona bien para no comprometer las posibilidades de la empresa, y como garantía de que haya buenas prácticas en las reservas realizadas por los empleados.

 

Ejemplo 3: Política muy detallada

Esta política es mucho más detallada que las presentadas anteriormente. La empresa de nuestro tercer ejemplo optó por desmembrar cada ítem esencial, con apuntes específicos para ellos, además de registrar criterios que tal vez hayan sido entendidos como “periféricos” para la realidad de las empresas anteriores, como los gastos de taxi y las responsabilidades de pasaporte y visado.

En este caso, la empresa consideró prudente mencionar que el primero (pasaporte) debe ser provisto por el funcionario y el segundo (visa) por la propia empresa.

La empresa establece el anticipo de hasta $ 100 para viajes nacionales, y $ 100 para viajes internacionales. Observa incluso, que los trabajadores viajando al mismo destino en las mismas fechas deberán optimizar los costos para la empresa, buscando viajar en los mismos horarios, dividiendo el transporte cuando sea posible.

La política señala de forma bastante específica, una antelación mínima de 5 días hábiles para viajes nacionales y 15 días para los viajes internacionales. Todas las responsabilidades son desmembradas entre diferentes cargos, habiendo reglas para funcionarios, directorios y gerencias, agencia de viajes interna, departamento de compras y gestor de viajes.

A través de una herramienta de selfbooking, la empresa explica los procedimientos de las reservas, flujos de aprobación, además de categorías de vuelos, hospedaje y alquiler de coches, para funcionarios, directores y gerentes, vuelos nacionales e internacionales, con duración inferior o superior a 8 horas y especificaciones para viajes de entrenamiento.

La empresa establece un plazo de retorno para viajes urgentes; es decir, las que ocurran en la fecha del envío, y también las que comiencen al día siguiente, empezando en 48 horas del envío y por encima de estas, con una política de retorno que varía de 4h a 48h para viajes más o menos urgentes.

Además de las políticas más comunes en cuanto a los proveedores, la empresa opta por programar criterios para lavandería, viaje con el cónyuge, límites de diarios para comidas, gastos de telefonía – que, a diferencia de la empresa anterior, donde no había ningún reembolso con conexiones personales, esta permite que el empleado haga una llamada diaria de aproximadamente 5 minutos para su residencia o familiares, recomendando el uso de tarjeta telefónica cuando sea posible.

Se trata de una política de viajes bastante robusta, ideal para empresas que puedan trabajar con un modelo más rígido ofreciendo algunos beneficios adicionales para los empleados.

Con todo esto en mente, es importante que los ejemplos sirvan realmente como una inspiración, ya que la política debe ser elaborada de acuerdo con su propia cultura empresarial y los sectores de la empresa.

Emporium Travel: Fundada en 2008 por dos ejecutivos con amplia experiencia en el mercado de viajes corporativos. Emporium Travel es una de las agencias que más crece en su segmento, ofreciendo servicios de calidad; reconocida en la gestión de viajes corporativos, eventos e incentivos.

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