Los Beneficios de las OBT en la organización de las corporaciones

OBT Gestion Gastos e Viajes

Desde la experiencia que he tenido, las OBT traen inmensos beneficios en términos de organización.

Al momento de iniciar el proceso de implementación de las herramientas, las empresas y organizaciones inmediatamente hacen un alto en el camino, pues deben realizar un exhaustivo análisis, de cuáles de sus procesos quieren volver más eficientes y por qué.

La primera pregunta que sale a flote es acerca de las políticas de viajes: ¿son coherentes con el tipo de negocio de la empresa? No necesariamente la política que existe es funcional y efectiva para lo que se quiere medir y controlar. Muchas veces apunta solo al ahorro de dinero y no toma en cuenta otros gastos ocultos de los viajes como son las horas/hombre, las conexiones o los tiempos de espera, todos ellos costos ocultos que normalmente no se tienen en cuenta.  No siempre en la política de gastos de viaje se toma en cuenta el gasto total, es decir, el viaje más los gastos que conlleva el mismo: alimentación, alojamiento, traslados, cambios e imprevistos. El control de estos gastos “ocultos” actualmente se puede tener a través de las plataformas de autogestión, pues permiten no solo hacer la solicitud de los viáticos o anticipos de viaje, sino realizar en línea la legalización de estos, permitiendo almacenar en la nube los comprobantes de gastos, y enviar a través de la plataforma de forma inmediata la legalización total de los viáticos de viaje.

Gestion Viajes Argo SolutionsDe la mano de la política vienen las justificaciones cuando los funcionarios se salen de la misma. Usualmente el viajero busca su propio beneficio por encima del de su empresa. Al hacer el recuento de los costos que traen dichos incumplimientos de política se ve que es un porcentaje muy elevado, y que es un rubro que podría invertirse de forma más sabia.

Las plataformas permiten hacer un seguimiento detallado del costo-beneficio de estos incumplimientos a las políticas, montos que usualmente no son tomados en cuenta al momento de hacer la planeación de presupuestos por área. Al tener una radiografía clara de estos costos, se puede hacer, o, un ajuste de la política o un ajuste al comportamiento de los viajeros, para buscar siempre mayores beneficios para la empresa, con sus propios recursos. Los costos de la implementación de una herramienta de gestión de viajes se pagan con los ahorros generados durante el primer año de operación y que están representados en lo ya mencionado: menores tiempos de espera en aeropuertos, conexiones más rápidas y eficientes, optimización de los horarios para conveniencia de la empresa, menores costos de cancelaciones, cambios o imprevistos.

Adicionalmente a esto, al implementar una plataforma de viajes se debe tener claro el por qué viajan sus empleados y /o invitados: ¿Reunión de trabajo? ¿Citas con clientes? ¿Capacitaciones? La importancia de determinar el motivo de los viajes siempre redundará positivamente en los cálculos de rentabilidad de un negocio. Cuando se tiene claro el porqué de un viaje, se puede hacer una proyección del retorno de la inversión en viajes. Al final de ejercicio todas las empresas buscan una ganancia después de contabilizar todos los gastos e inversiones realizadas durante el año.

Por otro lado, y con el avance tecnológico en las herramientas de gestión de viajes, las empresas pueden ver de forma casi inmediata el comportamiento de los gastos de viajes a través de los reportes en línea. En ellos se puede controlar el gasto por área, por empleado, por gestor, por centro de costos, por proyecto, etc., creando oportunidades de utilización inteligente del gasto, y de control del mismo al detalle y al día.

Un pequeño repaso y análisis de las bondades que trae para las empresas y sus aliados una OBT, o herramienta de autogestión, en términos de organización administrativa, operativa, comercial y financiera. A mayor porcentaje de adaptación, y migración de los servicios de viaje, mayores beneficios económicos, logísticos y de organización para pequeñas, medianas y grandes empresas.

 

Catalina Pulido Villegas
Gerente Comercial
Swiss Andina Turismo

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