La carrera del gestor de viajes corporativos

La carrera del gestor de viajes corporativos

Los viajes corporativos pueden desempeñar un papel importante en los negocios de empresas nacionales y multinacionales. A pesar del avance de la tecnología, muchas empresas creen en las reuniones presenciales, donde el “cara a cara” con clientes o proveedores hacen las negociaciones más exitosas. En muchos casos las compañías con oficinas distribuidas en varias ciudades, estados o países, necesitan interacción entre sus equipos y recurren a los viajes para mantener la sinergia o ajustar los objetivos.

Como el viaje desempeña un papel importante en el funcionamiento del negocio, muchas empresas consideran la posibilidad de tener un gestor de viajes corporativos, quien es encargado de organizar y administrar todos los preparativos y gastos de viaje.

Ser un buen gestor de viajes y gastos corporativos, está lejos de ser fácil, ya que se requiere desempeñar distintas funciones como: negociación de acuerdos con provedores y compañías aéreas, estancia y la definición de políticas de viajes, rastreo de los viajeros internacionales, entre tantas otras funciones

¿Qué hace un gestor de viajes y gastos corporativos?

Un gestor de viajes corporativos no debe confundirse con un agente de viajes. Sus actividades se enfocan en seguir los parámetros y las políticas de la compañía, para así obtener resultados de crecimiento y lograr la satisfacción de los viajeros.

El gestor de viajes corporativos también es responsable de garantizar que las necesidades de viaje de un colaborador se organice de acuerdo con el presupuesto, la seguridad, la eficiencia y los horarios.

Los viajes de negocios en determinadas situaciones pueden generar grandes gastos para las organizaciones que dependen de ellos, por lo que vale la pena realizarlos de manera eficiente y eficaz.

Un Gerente de este segmento necesita experiencia y conocimiento en todas las áreas, desde las reservas iniciales hasta la resolución de problemas mientras su equipo está en el campo.

¿Cuáles son las actividades involucradas?

Casi todo en los negocios se reduce a la rentabilidad y reducir gastos, y los viajes de negocios no son la excepción, por lo que para los gestores de viajes corporativos existen muchas metas y objetivos dentro del ambiente corporativo.

1 – Controlar los gastos de viaje

Un gestor de viajes corporativos controlará el dinero gastado en la contratación de viajes de los empleados de la manera más económica posible.

Ellos entienden que un colaborador debe sentirse cómodo cuando viaja, por lo que no se trata necesariamente de reservar los vuelos o alojamientos más baratos, sino de negociar con un proveedor de viajes para obtener las mejores tarifas disponibles.

2 – Conformidad con contratos y políticas

Los acuerdos de viaje implican la conformidad dentro del contrato. El gerente de viajes corporativos garantizará que la política y los contratos sean respetados, además de que sean beneficiosos para la empresa. Lo que es importante para que una empresa cumpla sus obligaciones contractuales con un proveedor.

3 – Planificar con antelación

Los empleados que viajan tendrán una serie de requisitos para garantizar que el viaje alcance los resultados de trabajo apropiados. Un gerente de viajes reduce el estrés, y los puntos de fricción, al tomar todas las medidas necesarias y hacer la búsqueda de viajes en nombre del equipo; esto reduce las posibilidades de vuelos perdidos o de reservas de sala de reunión perdidas, de tal manera que  la conferencia, reunión o visita al lugar sea profesional, bien organizada y puntual gracias a la planificación anticipada.

4 – Productivo para todas las partes

Un gerente de viajes puede aumentar la satisfacción de los empleados, al reducir sus atividades de administración y aumentando el tiempo para que puedan trabajar productivamente.

Los arreglos necesarios para viajes de funcionarios incluyen:

  • obtener visados y / o documentación necesaria para el destino
  • reservar las inmunizaciones si es necesario
  • traslado del lugar de residencia del funcionario al aeropuerto
  • vuelos
  • servicio de conductor o alquiler de coches en destino
  • costes de alojamiento
  • seguro de viaje
  • subsidio de viaje para alimentación y otros gastos durante el viaje de negocios

Un gerente de viajes corporativos es la persona responsable de mantener todos estos factores en el camino correcto, así como resolver cualquier problema si la organización del viaje va mal.

 ¿Cómo convertirse en un profesional calificado para el mercado de viajes corporativos?

Algunos gestores son naturalmente talentosos para el cargo, sin embargo, también deben aprender y desarrollar las habilidades necesarias para alcanzar sus objetivos. Generalmente, quien actúa en esta área tiene formación superior en administración, turismo, o  en el área de gestión de negocios.

Aunque existen muchas habilidades, los cinco elementos siguientes son los atributos más importantes para quien quiere iniciar una carrera en este sector.

1 – Habilidades Interpersonales

El éxito o el fracaso de un gestor de viajes corporativos depende de cuán bien se involucra con su equipo. Cada departamento de una empresa tendrá una participación en el proceso de adquisición, entrega y pago de viajes a los miembros del equipo.

Los gerentes de viajes deben asegurarse de que tienen el personal correcto involucrado desde el principio, e identificar los diferentes objetivos y necesidades de los viajeros para satisfacer las metas corporativas.

2 – Conocimiento del Área

En un papel tan diverso y complejo como éste, la amplitud de los desafíos que enfrentan significa que deben ser bien versados en todos los asuntos para que puedan competir en el ambiente de la industria de viajes.

Tener dominio de las últimas herramientas OBT (Online Booking Tools), servicios, prácticas y procesos permitirá superar desafíos, mejorar la eficiencia de programas y aumentar la seguridad de los viajeros corporativos.

3 – Experiencia en Negociación e Influencia

La capacidad de negociar e influir en las partes interesadas, y los proveedores garantizará que estas transacciones sean beneficiosas para todos los involucrados.

Crear y aplicar políticas de viajes, es una de las principales responsabilidades de los gerentes de viajes.

Al tratar con los proveedores, las negociaciones efectivas pueden proporcionar a los viajeros mejores ofertas y alojamiento más confortables, dando como resultado, mejores experiencias de viaje.

4 – Toma de decisión analítica

Hoy en día, el entorno de viajes corporativos está cambiando tan rápido que se ha vuelto cada vez más volátil. Así, los gerentes de viajes corporativos deben estar listos para reconfigurar sus prioridades estratégicas con rapidez y de forma asertiva.

Con el fin de tomar decisiones críticas de negocios, deben ser capaces de explorar los datos y la información a disposición de ellos. A medida que la experiencia analítica crece, los gerentes de viajes pueden optimizar sus procesos de viaje a lo largo del tiempo y aprender a innovar.

Recuerde: El desafío es constante

Construir relaciones con proveedores de viajes es un aspecto importante para organizar viajes a los colaboradores. Tener una persona de contacto regular para conversar sobre reservas y servicios, proporciona total tranquilidad para viajes de negocios, y el contar con las últimas tecnologías de las herramientas OBT pueden garantizar su éxito.

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